ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення зборів суддів
Енергодарського міського суду
Запорізької області
від 30.09.2015 №11 ( в редакції рішення від 17.02.2020 №2)
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Енергодарського міського суду Запорізької області
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Енергодарського міського суду Запорізької області розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року №30, зі змінами і доповненнями (далі – Положення), вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.
1.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу Енергодарського міського суду Запорізької області (далі – Засади) – це затверджені рішенням зборів суддів правила застосування Положення з урахуванням юрисдикції та інстанційності Енергодарського міського суду Запорізької області (далі – суду), норм процесуальних кодексів та законів України.
2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду та сканування документів;
розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних;
взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;
використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;
оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
індексацію документів та їх контекстний пошук;
виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;
зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
передачу судових справ до електронного архіву;
надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
3.1. Загальні особливості розподілу.
3.1.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи документообігу суду відповідно до їх функціональних обов`язків та реєструється в автоматизованій системі документообігу суду в день її надходження.
3.1.2.Автоматизований розподіл справи (матеріалу) в ОСК не проводиться, у разі надходження справи (матеріалу), у якій однією із сторін є суд, до підсудності якого віднесена ця справа за загальними обставинами або суддя цього суду.
3.1.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних в ОСК щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи.
Анулювання помилково заведеної ОСК здійснюється шляхом внесення до автоматизованої системи документообігу суду розпорядження керівника апарату суду із зазначенням факту неправильності заведеної обліково-статистичної картки в системі документообігу суду.
Якщо прийнявши від канцелярії суду справу, суддя з’ясовує, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи чи інше - суддя, у той же день, передає справу до канцелярії суду. Працівник канцелярії складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату (особі, що виконує обов`язки керівника апарату), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
У разі виявлення помилки, допущеної працівниками канцелярії суду під час реєстрації справи: у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності, учасника по справі (ПІБ, дати народження, статті тощо) тощо, особою, яка виявила помилку складається службова (доповідна) записка та разом із матеріалами справи передається керівнику апарата суду (у разі його відсутності - заступнику керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
У разі зміни, збільшення або зменшення учасників процесу (провадження), об`єднання справ, відповідні дані вносяться до обліково-статистичної картки в автоматизованій системі документообігу суду за повідомленням секретаря судового засідання, без розпорядження керівника апарату суду.
3.1.4 Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.
Клопотання та скарги, що надійшли за кримінальним провадженням, за яким надходили раніше декілька клопотань та скарг, передаються слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням.
У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження тощо) клопотання та скарги підлягають автоматичному розподілу на загальних підставах.
3.1.5 Передача судових справ відповідно до підпунктів 2.3.43-2.3.44 Положення про автоматизовану систему документообігу суду здійснюється раніше визначеному судді, який здійснює правосуддя, в незалежності від обставин, які перешкоджають здійсненню автоматизованому розподілу.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.43-2.3.44 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу, якщо відсутність головуючого судді по справі триває 2 і більше місяців.
Не розподіляються щодо конкретного слідчого судді клопотання (скарги) при настанні обставин в зв`язку з якими суддя не здійснює розгляд судових справ, відповідно до п.2.3.3 Положення.
3.2. Засади формування колегії суддів.
3.2.1. Головуючий суддя та судді учасники колегії визначаються автоматизованою системою за правилами, визначеними п.2.3.4. Положення. Заміна головуючого судді або судді учасника колегії, який вибув, здійснюється автоматизованою системою за правилами, визначеними п.2.3.4. Положення.
3.2.2. В разі неможливості визначити (замінити) суддю учасника колегії в зв’язку з наявністю обставин, визначених п.2.3.3. Положення, учасник колегії визначається (замінюється) без врахування п.2.3.3. Положення, крім визначення учасника колегії за два місяці до закінчення повноважень судді; під час тривалої тимчасової непрацездатності судді, що може мати наслідок порушення розумного строку розгляду справи; у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України.
3.2.3. У виняткових випадках, у зв’язку з наявністю обставин, які унеможливлюють протягом тривалого часу участь судді - учасника колегії у розгляді судових справ, що може мати наслідок порушення розумного строку розгляду справи за рішенням зборів суддів може бути проведено заміну цього судді. Новий суддя учасник колегії призначається автоматизованою системою за правилами, визначеними п.2.3.4. Положення.
3.3. Інші особливості розподілу судових справ.
3.3.1. У робочий час справи щодо судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом розподіляються серед всіх слідчих суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
В неробочі, святкові та вихідні дні автоматичний розподіл цих справ здійснювати серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджені головою суду.
3.3.2. У робочий час справи, пов’язанні з виборчим процесом розподіляються серед всіх суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
На період виборчого процесу в неробочі, святкові та вихідні дні, а також в неробочий час робочих днів автоматичний розподіл судових справ, пов’язаних з виборчим процесом, здійснювати серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджені головою суду.
3.3.3. У разі неможливості здійснити автоматизований розподіл між суддями Енергодарського міського суду судових справ з підстав, передбачених п.2.3.3. Положення, в тому числі й за чотирнадцять днів, до початку відпустки, відбувається автоматичний розподіл судових справ між суддями не залежно від кількості днів, що передують їх відпустці за правилами, визначеними п.2.3.4. Положення.
3.3.4 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, тощо, коли неможливо розподілити справу та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснювати автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини (підпункт 2.3.27 Положення про автоматизовану систему документообігу суду). До протоколу про неможливість розподілу справи долучати довідку керівника апарату суду про знаходження судді у відпустці, відрядженні тощо.
3.3.5 Відповідно до п.12.8 Інструкції користувача КП «Д-З», затвердженої наказом Генерального директора Державного підприємства «Інформаційні судові системи» №39-ОД від 19.03.2019, підписати КО може суддя того суду, який вносить цю дату –МЗС або АЗС відповідно. У разі відсутності судді на момент набрання вироком (ухвалою) законної сили (у випадку тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці, відрядженні), у зв`язку з непорушенням терміну підписання та відправлення карток до прокуратури з дня набрання вироком (ухвалою) законної сили (протягом 5-ти днів), відповідно до Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, затвердженого наказом Генерального прокурора України, Головою Державної судової адміністрації №82/108 від 14.08.2014 року, картку на особу може підписати електронно цифровим підписом та відправити до органів прокуратури старший секретар суду, а вразі її відсутності особа, яка її замінює.
3.3.6 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи, але не пізніше наступного робочого дня після усунення зазначених обставин. У разі настання зазначених в п.3.3.10 обставин і якщо вони тривають більше однієї доби, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3 Положення. Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищезазначених обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
3.3.7. Коефіцієнт адміністративних посад у суді:
- посада голови суду – коефіцієнт – «0,7»;
- суддя, який виконує обов’язки голови суду, у разі його відсутності більш ніж три дні – коефіцієнт – «0,7».
4.1. Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів суду.
4.2. Зміни і доповнення до Засад використання автоматизованої системи документообігу Енергодарського міського суду Запорізької області вносяться зборами суддів шляхом відкритого голосування в порядку, встановленому розділами 3, 4 Положення про збори суддів.
Рішення про внесення змін та доповнень до Засад використання автоматизованої системи документообігу вважається прийнятим, якщо за нього проголосувала більшість суддів, присутніх на зборах суддів.
4.3. Керівнику апарату суду ознайомити працівників суду з даними засадами та провести заняття з питань їх застосування.
_03_03.png)
